Hartman Gids

De selectie van een tool is een project op zich. Op deze pagina vindt u project- en selectiedocumenten die u kunt gebruiken als voorbeeld.

Belangrijk is dat u vanaf het begin een goed beeld hebt van een content management proces. De Content Management Lifecycle poster kan daar bij helpen.

CM Levenscyclus in A4-formaat (Adobe .pdf)

CM Levenscyclus in A3-formaat (Adobe .pdf)

0. Voorbereiding

Een goede voorbereiding is essentieel voor het welslagen van het selectieproject. Zorg dat er een projectplan ligt met een duidelijk opdracht, een business case en een afbakening van het project. Laat de opdrachtgever dit projectplan goedkeuren en ondertekenen.

1. Analyse

In de analysefase worden de bedrijfsdoelstellingen vertaald in eisen en wensen (= requirements). Om te bepalen aan welke eisen en wensen de tool moet voldoen, kunt u gebruik maken van scenario’s.

De eisen en wensen worden vermeld in een zogenaamd ‘Programma van Eisen’.

2. Informatieaanvraag

Als het Programma van Eisen is opgesteld, kan het worden verzonden naar een selectie van leveranciers (short list). De informatieaanvraag (ook wel ‘Request for Information’ of RFI genoemd) is geschikt als eerste verkenning van de markt.

Een informatieaanvraag wordt afgesloten met een beoordeling van de antwoorden van leveranciers. U kunt hiervoor een wegingsmatrix gebruiken.

3. Demonstratie

Een demonstratie kan meer inzicht geven in het product dan een door de leverancier ingevuld Programma van Eisen. Maar zorg er wel voor dat u de controle houdt op de demonstratie door een programma te maken van de demonstratie en door een scoreformulier te gebruiken voor de beoordeling van de demonstratie.

4. Proeftuin

In een proeftuin stelt de leverancier een – meestal online – omgeving ter beschikking waarin u zelf met de aangeboden kunt werken. Maak gebruik van een scenario en een scorelijst als leidraad voor de proeftuin.

5. Offerteaanvraag

Leveranciers die de demonstratie en de proeftuin goed zijn doorgekomen, krijgen een offerteaanvraag (ook wel ‘Request for Proposal’ of RFP genoemd).

Ook voor de beoordeling van de offertes kunt u een wegingsmatrix gebruiken.

voorwaarden bij deze downloads

Deze voorbeelddocumenten zijn gratis te gebruiken onder de Creative Commons licentie ‘noncommercial’. U kunt de inhoud vrij gebruiken voor niet-commerciële doeleinden, mits u de bron vermeldt.

Wij raden u sterk aan om de inhoud voor uw eigen situatie aan te passen. Deze documenten dienen slechts als voorbeeld; het zijn hulpmiddelen om u op weg te helpen. Zodat u zich kunt concentreren op wat u werkelijk wilt met de tool en welke eisen u daarom aan de tool stelt.

LET OP!

Wees geen ‘fool with a tool’ door bijvoorbeeld het Programma van Eisen klakkeloos over te nemen …

Hiermee loopt u grote kans een keuze te maken uit tools die niet geschikt zijn voor uw specifieke vraag.